根据工作需要，筹备党员代表大会一般设秘书组、组织组、会务组等部门，筹备工作就绪后，各组即转为大会的工作机构。各组的主要任务如下。

　　秘书组：起草大会文件(包括“两委”工作报告及决议草案，开幕词、闭幕词等)；负责大会期间的记录及联络工作，收集大会讨论情况；负责上述会议文件的打印、校对、装订及分发；负责会议文件的整理归档等。组织组：起草召开党员代表大会的通知；组织指导代表的选举工作，汇总代表名单，提出列席人员、邀请人员建议名单；编制代表名册和代表编组名单(含召集人)；提出大会主席团、秘书长，以及大会执行主席的分组建议名单；负责党委委员、常委、书记、副书记和纪委委员、书记、副书记候选人预备(建议)人选名单和候选人的基本情况介绍；起草选举办法(草案)和填写选票注意事项的说明，印制选票；安排大会日程；起草大会各种会议的主持词；培训总监票人、监票人和计票人；做好党委、纪委第一次全体会议选举的准备和组织工作；负责上述文件的打印、校对、装订及分发等。

　　会务组：负责大会的宣传教育工作，编写印发宣传资料；负责代表证等各种证件、佩条和文件袋的制作；负责会场布置；负责邀请、接待上级领导及来宾；组织代表报到；收发会议讨论记录本；通知各次会议与会人员参加会议；负责统计每天到会人数；负责会议期间的宣传报道、会场布置等。代表人数较少的单位，可不成立筹备工作机构，由党委直接领导，指定专人负责做好各项筹备工作。